insitu_uutiskirje

Kannattaako tapahtuman ulkoistaminen ammattilaisille vai tehdä itse?

Tapahtumien tärkeyden ymmärtävien yritysten määrä kasvaa tasaiseen tahtiin. Työilmapiiristä ja yritysimagosta on muodostunut entistä merkittävämpi kilpailutekijä rekrytointimarkkinoilla.

Laskimme auki työn hinnan tehden itse ja ostettuna ammattilaisilta. Laskenta ei varmasti ole kiistaton, mutta antaa kyllä osviittaa päättäjille siitä, että kannattaako tapahtumaprojekti sysätä omalle, jo valmiiksi kuormitetulle henkilökunnalle vai kannattaisiko järjestelyt ostaa ammattilaisilta.

Käytimme laskennassa keskiansioita 3.500€/kk (= n. 30€/h palkan sivukuluineen) ja ammattilaisen tuntihintaa 75€/h. Oletimme myös, että itse tehtynä työryhmään kuuluu 4 henkilöä. Laskimme perustoteutuksen työmäärän 250­ hengen sisäiseen juhlatapahtumaan.

insitu_kustannuskaavio

Ammattilaisen työn hinnan suora kustannus on n. 1000€ enemmän, mutta kun arvotetaan suoran työn hinnan lisäksi muitakin asioita, epäilemättä kannattavaa kääntyä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ammattilaisten puoleen.

Muita arvotettavia asioita:

  • ­Miten paljon muiden työtehtävien hoitaminen kärsii samaan aikaan ja miten kalliiksi se voi tulla? Erityisesti jos myynti käyttää projektiin liikaa aikaa? Entä ylityökorvausten hinta, mikäli projektista ei ehditä suoriutua työajan puitteissa?
  • ­Tapahtumatekniikan, esiintyjien, kalustuksen ja somistuksen sekä tarjoilujen kumppani­- ja hintaneuvottelut sekä toimitusvarmuus, vastuukysymykset ja riskien minimointi. Ostaako ammattilainen tehokkaammin ja viisaammin?
  • ­Ideoiden ja valintojen laatu. Saako loppujen lopuksi ammattilaisen osaamisella sekä verkostoilla samalla rahalla kuitenkin enemmän ja parempaa jälkeä?
  • ­Mikä on epäonnistumisen hinta? Kuinka paljon se voikaan yritykselle maksaa, jos vuoden tärkein esitys ei näkynyt eikä kuulunut salin perälle asti ja meni isolta osalta yleisöä täysin ohi? Kuka silloin kantaa vastuun?
InSitu on mielellään vastaamassa kaikkiin
mahdollisiin kysymyksiin.

Ota yhteyttä!

TUOTE-ESITTELY: Liikunnallinen toimintapäivä

Tapahtumakonseptin ideana on tarjota terveellisten arvojen puitteissa yhteinen elämys. Keinoina käytetään ei niin tavallisia liikunnallisia lajikokeiluja, joissa kukin voi suorittaa oman kunnon mukaan eikä aiempia taitoja tarvita. Lopputulos on mukava olo ja yhdistävä kokemus joka kantaa työyhteisössä helposti puolen vuoden kaaren.

Lajikombinaatioita valitaan henkilömäärän mukaan, sopiva toteutus on 2-­3 lajia, jotka jokainen käy läpi rastimuotoisesti. Välissä hengähdetään hetki. Ryhmätunnit kestävät 30-­45 minuuttia kukin. Miekkailu, kahvakuula, kuntonyrkkeily, eri jumpat, pöytätennis, salibandy sekä opastettu salikäynti soveltuvat varsin hyvin tarkoitukseen.

Hinta alkaen 60€/hlö


CASE: Hyödynnä tapahtumasi oikein

InSitu tuotti Tampereen seutukunnan yrityksille suunnattun seminaarin Solo Sokos Hotel Torni Tampereen kokoustiloissa Sitran toimeksiannosta. Toimeksianto tuli erittäin nopealla aikataululla. Aikataulussa pysymiseksi oli tehtävä heti selkeä vastuunjako: Pirkkalan kunta ja Sitra vastasivat sisällöstä ja InSitu kaikesta muusta.

Tämänkin tapahtuman keskiössä oli tietoisuus siitä, miten tärkeää on maksimoida tapahtumasta saatava hyöty. Tässä tapauksessa tapahtuman yksi keskeinen syy oli kerätä valikoidun kohderyhmän mielipiteet talteen. Asiakas halusi tapahtumaan epämuodollisen, keskustelevan ilmapiirin, joten päädyimme hylkäämään tilan omat kalusteet ja perinteiset tuolirivit. Käytimme kalustamiseen vuokrattavia pystypöytiä sekä korkeita baarijakkaroita, jolloin tilaisuudessa oli vaivattomampi tutustua myös muihin paikallaolijoihin. Buffet­tarjoilu oli myös auki koko tilaisuuden ajan, eikä aikaa tuhraantunut kahvitaukoihin.

Osallistujilta siis haluttiin saada selkeitä vastauksia selkeisiin kysymyksiin. Asiakas panosti kysymyspatterin luomiseen ja yhteisesti päädyimme käyttämään tähän kyselytyyppiin (monivalinta) soveltuvaa tiedonkeruujärjestelmää: vastaukset kysymyksiin saatiin taululle reaaliajassa ja kaikki tieto tallentui jälkianalysointia varten. Tilaisuuden teknisestä toimivuudesta vastasi kaiken aikaa paikalla ollut ääni­ ja kuvateknikko sekä äänestysjärjestelmän operaattori. Tällä läsnäololla varmistettiin tapahtuman tärkein asia, eli asiasisältö. Vieraiden keskittyminen pysyy sisällössä kun esitystekniikka toimii saumattomasti.

Suurin ponnistus useasti on saada asiakkaat paikalle. Kun tässä onnistutaan olisi suorastaan hölmöä jättää tilaisuus hyödyntämättä täysimääräisesti tai antaa jonkin teknisen ongelman pilata tapahtuman läpivienti. Tällöin koko tapahtumaan tehty panostus voi olla täysin turha.

insitu_uutiskirje_footer